Oznámení o ochraně soukromí – Klienti a třetí strany

Datum účinnosti: Březen 2025

1. Kdo jsme
2. Na koho se vztahuje toto oznámení o ochraně soukromí
3. Na které informace se vztahuje
4. Které informace shromažďujeme a jak je používáme
5. Mezinárodní předávání údajů
6. Zpřístupňování informací
7. Poskytovatelé služeb
8. Pravidelné aktualizace vašich údajů
9. Uchovávání
10. Vaše práva

1. Kdo jsme

Společnost Antalis je francouzská Société par Actions Simplifiée, zapsaná v obchodním rejstříku v Nanterre pod číslem 410 336 069, se sídlem 8 rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (Francie).

„Skupinou Antalis“ se rozumí společnost Antalis SAS a všechny její přímé a nepřímé dceřiné společnosti.

Společnost Antalis je členem skupiny KPP Group Holdings Co., Ltd., celosvětového lídra v oblasti distribuce papírů, obalů a vizuální komunikace se sídlem v Japonsku a zapsaná na tokijské burze (ISIN JP3293350009) s obratem 659,1 miliardy JPY (přibližně 4,3 miliardy EUR) ve finančním roce 2023. Společnost Antalis, která působí v Evropě, Latinské Americe a Severní Americe, je předním B2B distributorem výrobků a služeb s průlomovými řešeními elektronického obchodu v oblasti papírů, průmyslových obalů a médií vizuální komunikace. Společnost Antalis se sídlem v oblasti Paříže (Francie) působí v 31 zemích a obsluhuje více než 100 000 zákazníků s týmem 4 000 zaměstnanců. Našich 105 skladů a výrobních závodů, zaměřených na ekologickou odpovědnost, poskytuje služby na světové úrovni.

Skupina Antalis se zavazuje shromažďovat, uchovávat a používat osobní údaje v souladu s ustanoveními zákonů o ochraně údajů v Evropské unii i jinde.

Skupina Antalis prostřednictvím svého kodexu chování uznává základní a nezadatelné právo všech osob na ochranu jejich soukromého života a osobních údajů. Naším závazkem je zavést nezbytné postupy, aby shromažďování a zpracování osobních údajů probíhalo v souladu s platnými právními předpisy a s náležitým ohledem na jednotlivce, jakož i na bezpečnost a důvěrnost jejich informací.

Skupina Antalis aktualizuje své procesy v souladu s nařízením EU 2016/679 o ochraně osobních údajů zavedením interního programu ochrany údajů, který má za cíl podporovat jednotný standard v celé skupině Antalis při shromažďování, používání a správě osobních údajů.

Správcem (správci) údajů ve vztahu k vašim osobním údajům bude společnost Antalis nebo příslušná dceřiná společnost společnosti Antalis, u níž realizujete své obchodní aktivity (dále jen „ANTALIS“).

Toto oznámení o ochraně osobních údajů vysvětluje, jak můžeme shromažďovat, používat a zveřejňovat informace o klientech, dodavatelích, zúčastněných stranách a dalších obchodních a firemních kontaktech, a popisuje práva, která můžete mít v souvislosti s vašimi osobními údaji.

2. Na koho se vztahuje toto oznámení o ochraně soukromí

Naši obchodní partneři

„Obchodními partnery“ se rozumí jakákoli třetí strana, která má obchodní vztah s členem skupiny Antalis, včetně zákazníků, dodavatelů, konzultantů, zástupců nebo poskytovatelů služeb.

Toto oznámení o ochraně osobních údajů se vztahuje na všechny naše obchodní partnery i na potenciální obchodní partnery. Vztahuje se na osobní údaje, které jsou shromažďovány v průběhu stávajícího nebo potenciálního obchodního vztahu.

Vztahuje se také na osobní údaje zaměstnanců Obchodního partnera, jejichž údaje můžeme získat v rámci poskytování produktů a služeb. Za těchto okolností jsou naši manažeři obchodních vztahů odpovědní za to, že všechny tyto osoby budou informovány o tom, že nám budou poskytnuty jejich osobní údaje, a o účelech, pro které budeme tyto údaje používat, například tím, že jim ukážeme kopii tohoto oznámení o ochraně osobních údajů.

Toto Oznámení o ochraně osobních údajů se vztahuje také na osobní údaje současných i budoucích obchodních partnerů, kteří navážou spolupráci se společností ANTALIS – například přihlášením k odběru e-mailových zpráv a publikací, nebo účastí na akcích pořádaných ANTALIS či ve spolupráci s dalšími organizacemi nebo sdruženími.

3. Na které informace se vztahuje

V tomto oznámení o ochraně osobních údajů se „osobními údaji“ rozumí jakékoli informace (v elektronické nebo písemné podobě) týkající se fyzické osoby, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na identifikátor, jako je jméno, identifikační číslo, lokalizační údaje, online identifikátor nebo jeden či více faktorů specifických pro fyzickou, fyziologickou, genetickou, duševní, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu takové osoby.

Zahrnuje také zvláštní kategorie osobních údajů („údaje zvláštní kategorie“), na jejichž základě můžeme určit nebo odvodit rasový nebo etnický původ, politické názory, náboženské přesvědčení nebo jiné přesvědčení podobné povahy, členství v odborové organizaci, fyzické nebo duševní zdraví nebo stav (včetně biometrických a genetických údajů), sexuální život/orientaci nebo soudní údaje (včetně informací o spáchání nebo údajném spáchání trestného činu a uloženém trestu nebo sankci).

Společnost ANTALIS bude shromažďovat údaje zvláštní kategorie pouze v případě, že je to nezbytné pro jeden z níže popsaných účelů. Další informace o tom, kdy a proč to můžeme potřebovat, jsou uvedeny níže v části 4 „Informace, které shromažďujeme, a jak je používáme“.

4. Které informace shromažďujeme a jak je používáme

ANTALIS se zavazuje shromažďovat a používat pouze osobní údaje, které jsou nezbytné pro poskytování produktů a služeb našim klientům; pro navázání a/nebo udržování obchodních vztahů s obchodními partnery; a pro informování osob o produktech a službách a událostech, o kterých se důvodně domnívá, že by je mohly zajímat a/nebo které jinak potvrdily, že chtějí od ANTALISu dostávat. Podrobnější informace o účelech, informacích, které můžeme shromažďovat, zdroji těchto informací a právním titulu, o který se ANTALIS opírá, získáte zasláním žádosti na následující vyhrazený e-mail gdpr.cz@antalis.com.

V některých případech bude nutné, abyste společnosti ANTALIS poskytli své osobní údaje proto, abychom vám (nebo vašemu zaměstnavateli) mohli poskytovat produkty a služby, jednat s vámi nebo plnit své zákonné povinnosti.

Identita, konflikty, boj proti praní špinavých peněz a další kontroly

Společnost ANTALIS shromažďuje o svých klientech a kontaktech celou řadu informací v rámci navazování vztahů. Tento postup lze označit jako due diligence nebo „Poznej svého klienta“ či „Poznej svého dodavatele“. Kontroly mohou zahrnovat některá nebo všechna z následujících opatření:

ověření totožnosti: doklad o jménu a adrese
zjištění konečného skutečného vlastnictví korporátních a jiných právnických osob
kontrola střetu zájmů: aby nedocházelo ke střetu zájmů
boj proti praní špinavých peněz, legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu
kontroly politicky exponovaných osob: osoby s významnými funkcemi ve vládě, soudnictví, soudech, centrálních bankách, velvyslanectvích, ozbrojených silách a státních podnicích, včetně jejich rodinných příslušníků a blízkých spolupracovníků.
kontroly seznamu vládních sankcí
Insider List

Tyto kontroly jsou prováděny z právních, regulačních nebo obchodních důvodů a v průběhu trvání našeho smluvního vztahu může být nezbytné je opakovat. Je důležité, abyste nám poskytli všechny potřebné informace a dokumenty; v opačném případě to může ovlivnit naši schopnost poskytovat produkty a služby.

Některé z těchto informací můžeme získat i ze zdrojů třetích stran. Podrobnosti můžete získat zasláním žádosti na následující vyhrazenou e-mailovou adresu gdpr.cz@antalis.com.

Poskytování produktů a služeb

Společnost ANTALIS o vás může v průběhu našeho smluvního vztahu shromažďovat nebo vytvářet další podrobnosti, a to za účelem poskytování svých produktů a služeb.

Vaše osobní údaje můžeme také použít:

ke správě našeho vztahu a vedení smluvních vztahů
pro účetní a daňové účely
pro marketing a rozvoj podnikání
pro splnění regulačních povinností společnosti ANTALIS
za účelem založení, výkonu či obhajoby svých zákonných práv
pro prevenci a odhalování trestné činnosti
pro historické a statistické účely

Další obchodní styky

V rámci vašeho podnikání nebo dalších obchodních vztahů se společností ANTALIS o vás můžeme shromažďovat nebo vytvářet některé informace. Tyto osobní údaje můžeme použít ke správě a udržování našeho smluvního vztahu, pro účetní a daňové účely a za účelem splnění našich regulačních povinností.

Vaše osobní údaje můžeme sdílet také s třetími stranami, pokud prodáváme nebo kupujeme firmu nebo aktiva. V takovém případě může být nutné sdělit budoucímu prodávajícímu nebo kupujícímu dané firmy nebo aktiva a jejich odborným poradcům osobní údaje. Pokud bude společnost nebo v podstatě všechna její aktiva získána třetí stranou nebo některou ze společností z naší Skupiny, budou součástí převáděných aktiv i osobní údaje, které držíme.

Informace shromážděné v našich prostorách

Pokud navštívíte naše prostory, může být váš obraz zachycen kamerovými systémy provozovanými společností ANTALIS nebo subjektem, který naše prostory spravuje. Systémy řízení přístupu do budov mohou rovněž zaznamenat místo, kde se nacházíte, a čas a datum vašeho vstupu a odchodu z našich kanceláří.

Komunikace

V případech povolených platnými právními předpisy může společnost ANTALIS nahrávat a/nebo monitorovat uskutečněné a přijaté telefonní hovory a elektronickou komunikaci odeslanou nebo přijatou v sítích společnosti ANTALIS za účelem ochrany našeho podnikání a ověření dodržování našich zásad a příslušných právních požadavků. Jakékoli takové nahrávání a/nebo monitorování bude prováděno pro zákonné obchodní účely a v souladu s platnými zákony a předpisy. To může zahrnovat následující účely:

zaznamenávání skutečností (včetně převádění hlasových zpráv na text)
zjišťování souladu se zásadami a postupy společnosti ANTALIS
dodržování platných právních předpisů
předcházení a odhalování trestné činnosti
sledování efektivního používání a provozu sítí a systémů společnosti ANTALIS

Aby bylo možné efektivně komunikovat, mohou být korespondence a dokumenty odesílány ve formě nešifrovaných e-mailů. Vezměte na vědomí, že nejde o zaručený bezpečný způsob komunikace a že neexistují žádné standardy služby pro doručování. Chcete-li, abychom nepoužívali nešifrované e-maily, sdělte to prosím své kontaktní osobě u společnosti ANTALIS.

Marketing a rozvoj podnikání

Společnost ANTALIS shromažďuje informace pro marketingové účely a za účelem rozvoje svého podnikání, jakož i v rámci všeobecné správy svých vztahů se zákazníkem. Některé osobní údaje můžeme použít pro účely kontaktu s klienty, včetně zaznamenávání vašich zájmů a preferencí.

Vaše osobní údaje můžeme použít k zasílání informací e-mailem nebo poštou nebo prostřednictvím sociálních médií nebo sociálních sítí. Jde o informace o našich produktech a službách, o vývoji v oboru, o brožury, tiskové zprávy, pozvánky na semináře či rozhovory. Při registraci na našich webových stránkách si můžete zvolit oblasti a předměty, které vás zajímají. Své preference můžete kdykoli aktualizovat nebo se odhlásit. Více informací o tom, jak uplatnit svá práva, naleznete v oddíle 10 „Vaše práva“, níže.

Akce

Pokud se zúčastníte akce pořádané nebo spolupořádané společností ANTALIS, budeme shromažďovat kontaktní údaje v rámci registrace na akci. Tyto informace mohou zahrnovat požadavky ohledně stravy či podrobnosti o zdravotních problémech nebo zdravotním postižení, které mohou mít dopad na vaši účast na akci nebo zapojení do ní. Je-li akce pořádána ve spolupráci s partnerskou organizací nebo se pořádá v externí lokalitě, budeme možná muset sdílet vaše osobní údaje s partnerem, pořadatelem akce nebo správcem daného místa. Pro potřeby uspořádání akce budeme sdílet pouze minimum informací. Je-li akce pořádána ve spolupráci s partnerskou organizací, bude tato organizace povinna vás informovat o jakémkoliv marketingu, který hodlají uskutečnit, a v případě potřeby si rovněž opatřit váš souhlas.

Soubory cookies

Pokud používáte naše webové stránky, informujeme vás, že tyto stránky používají soubory cookies a další nástroje pro analýzu webového provozu (např. Pixel Tracking, Google Analytics atd.). Podrobnosti o tom, jak tyto nástroje používáme, najdete na odkazu https://www.antalis.com/cookies-use-policy nebo nás kontaktujte na gdpr.cz@antalis.com.

5. Mezinárodní předávání údajů

ANTALIS je mezinárodní skupina s globální působností. Podobně jako většina mezinárodních podniků společnost ANTALIS provedla centralizaci některých aspektů správy klientů a vedení záznamů v Evropské unie. Kromě toho, pokud projekty přesahují hranice jedné jurisdikce, budou muset být informace přístupné všem osobám u společnosti ANTALIS, které na této věci pracují. V důsledku toho mohou být vaše osobní údaje předávány mimo zemi původu (což zahrnuje i předávání mimo Evropský hospodářský prostor) a mohou být přístupné globálně, napříč celou skupinou ANTALIS.

ANTALIS přijme veškerá nezbytná bezpečnostní a právní opatření, aby zajistila bezpečnost a integritu osobních údajů, které jsou předávány v rámci společnosti ANTALIS a umožnila tak globální převody osobních informací pocházející z EHP v rámci ANTALIS v souladu s platnými evropskými předpisy na ochranu soukromí aplikací stejných standardů ochrany osobních údajů. Vaše osobní údaje budou tedy mít stejnou úroveň ochrany bez ohledu na to, kde se v rámci skupiny ANTALIS nacházejí.

K vašim osobním údajům budou mít přístup také poskytovatelé služeb ANTALIS, kteří se mohou nacházet v jiných jurisdikcích. Další informace najdete v části 7 „Poskytovatelé služeb“, níže.

6. Zpřístupňování informací

Společnost ANTALIS může vaše osobní údaje zveřejnit (i) pokud je to nezbytné pro stanovené účely, a to i v rámci samotného ANTALISu, (ii) pokud to vyžadují platné právní předpisy, (iii) v souvislosti s reorganizací, prodejem nebo fúzí, (iv) pokud se domníváme, že takové zveřejnění je nezbytné pro vymáhání nebo uplatňování smluvních a jiných ujednání nebo pro jinou ochranu a obranu práv, majetku nebo bezpečnosti ANTALISu, (v) za účelem splnění soudního řízení, soudního příkazu nebo jiné právní povinnosti, nebo regulačního či vládního šetření, nebo (vi) s vaším souhlasem.

Chtěli bychom vás upozornit zejména na skutečnost, že v některých jurisdikcích má společnost ANTALIS zákonnou povinnost hlásit podezřelé transakce a další aktivity příslušným regulačním orgánům v rámci boje proti praní špinavých peněz, financování terorismu, zneužívání informací v obchodním styku nebo na základě souvisejících právních předpisů. ANTALIS může rovněž ohlásit podezření na trestnou činnost policii a dalším orgánům vymáhajícím dodržování práva. Může se stát, že nebudeme oprávněni vás o tom informovat před sdělením informací nebo vůbec.

Třetí strany – příjemci osobních údajů týkajících se klientů, obchodních a firemních kontaktů, mohou zahrnovat:

daňové a celní orgány
regulační a jiné profesní subjekty
burzy a kotovací orgány
veřejné rejstříky orgánů a akcionářů společností
poskytovatele služeb ověřování totožnosti
referenční uvěrové agentury
soudy, policii a orgány vymáhající dodržování práva
státní úřady a agentury
auditory a odborné poradce (včetně pojistitelů a poradců v oblasti profesní odpovědnosti)

Společnost ANTALIS se přiměřeně vynasnaží sdělit v jednotlivých případech co nejméně osobních údajů.

7. Poskytovatelé služeb

Třetí strany poskytující služby společnosti ANTALIS se označují jako „Subdodavatelé“. Společnost ANTALIS uzavře se svými subdodavateli smlouvy, které budou řešit požadavky příslušných právních předpisů na ochranu soukromí. Subdodavatelé budou povinni aplikovat příslušná bezpečnostní opatření na ochranu osobních údajů a nebudou oprávněni používat osobní údaje jinak než v souladu s pokyny společnosti ANTALIS.

Subdodavatelé, kteří pro společnost ANTALIS zpracovávají osobní údaje, se mohou nacházet v Evropě nebo v jiných zemích po celém světě. Společnost ANTALIS zajistí, aby Subdodavatelé jednali v souladu s platnými zákonnými požadavky na předávání osobních údajů mimo jurisdikci, ve které byly původně shromážděny. V případě údajů shromážděných v Evropském hospodářském prostoru nebo týkajících se subjektů údajů v EHP bude ANTALIS vyžadovat, aby Subdodavatelé podepsali Standardní smluvní doložky pro předávání osobních údajů do třetích zemí, jak je upravují příslušné evropské předpisy na ochranu soukromí.

Budete-li požadovat další informace o subdodavatelích, s nimiž spolupracujeme, obraťte se na Globálního pověřence pro ochranu osobních údajů zasláním žádosti na následující vyhrazenou e-mailovou adresu gdpr.cz@antalis.com.

8. Pravidelné aktualizace vašich údajů

Společnost ANTALIS se vynasnaží, aby vaše osobní údaje, která uchovává, byly přesné a úplné. Aby bylo zajištěno, že o vás máme ty nejaktuálnější informace, je důležité, abyste nás informovali o každé změně vašich kontaktních nebo jiných osobních údajů. Obraťte se na svého osobu, s níž jste obvykle u společnosti ANTALIS ve styku. Můžete také kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů společnosti ANTALIS zasláním žádosti na následující vyhrazenou e-mailovou adresu gdpr.cz@antalis.com.

9. Uchovávání

Společnost ANTALIS bude uchovávat osobní údaje pouze tak dlouho, jak je to nutné pro účely popsané v části 4 výše: „Které informace shromažďujeme a jak je používáme“. Upozorňujeme, že doba uchování se může v jednotlivých jurisdikcích lišit. Osobní údaje se obvykle uchovávají po dobu nejméně 2 let a mohou být uchovávány po dobu delší, stanovenou příslušnými předpisy upravujícími promlčecí dobu.

Může být nutné, abychom údaje uchovávali po delší dobu za účelem založení, než je definována platnou promlčecí lhůtou za účelem výkonu nebo obhajoby svých zákonných práv či pro archivační a historické účely. Pokud je to možné a praktické, budou osobní údaje anonymizovány odstraněním, nahrazením nebo zablokováním údajů, které umožňují identifikaci fyzických osob.

Budete-li požadovat další informace o zásadách uchovávání údajů, obraťte se na globálního pověřence pro ochranu osobních údajů zasláním žádosti na následující vyhrazenou e-mailovou adresu gdpr.cz@antalis.com.

10. Vaše práva

Ve vztahu ke svým osobním údajům máte následující práva:

právo na přístup k osobním údajům, které o vás společnost ANTALIS uchovává;
právo na opravu svých osobních údajů, například pokud jsou neúplné nebo nesprávné;
právo kdykoliv se odhlásit od odběru marketingové komunikace;
za určitých okolností a za podmínek stanovených platnými právními předpisy, právo na omezení nebo námitku proti zpracování vašich osobních údajů, nebo právo požadovat vymazání vašich osobních údajů;
za určitých okolností a za podmínek stanovených platnými právními předpisy, právo obdržet kopii osobních údajů, které jste poskytli společnosti ANTALIS, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu (označované jako „přenositelnost údajů“);
pokud jste osobní údaje poskytli dobrovolně nebo jste jinak souhlasili s jejich použitím, právo odvolat svůj souhlas;
právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů (viz níže).

Chcete-li využít svých práv, kontaktujte prosím Globálního pověřence pro ochranu osobních údajů zasláním žádosti na následující vyhrazenou e-mailovou adresu gdpr.cz@antalis.com.

E-mailová a elektronická komunikace pro účely přímého marketingu

Když si vytvoříte účet nebo se u nás poprvé registrujete, společnost ANTALIS se vás dotáže, zda si přejete dostávat od společnosti ANTALIS marketingové / obchodní informace. Abyste mohli dostávat informace od společnosti ANTALIS, musíte zaškrtnout políčko „Souhlasím se zasíláním marketingových / obchodních informací nebo nabídek od společnosti ANTALIS nebo jejím jménem, od kterékoliv ze společností ze skupiny ANTALIS a od jejich oficiálních distributorů, a to e-mailem nebo formou elektronické komunikace“. Pokud nechcete informace dostávat, nechejte políčko nezaškrtnuté.

OPTIN (proces přihlášení): Pokud jste vyslovili souhlas se zasíláním informací od společnosti ANTALIS, bude společnost ANTALIS oprávněna posílat vám marketingové / obchodní informace v digitální nebo tištěné podobě, například informace o produktech, obchodní nabídky, informace o akcích, informace o projektech nebo pozvánky.

DOUBLE OPTIN (proces dvojitého přihášení): Pokud jste vyslovili souhlas se zasíláním informací, obdržíte e-mail požadující, abyste klikli na odkaz a dokončili tak proces potvrzení svého souhlasu se zasíláním marketingových / obchodních informací nebo nabídek jménem společnosti ANTALIS, některé ze společností ze skupiny ANTALIS nebo jejich oficiálních distributorů e-mailem [BUDE POTVRZENO DODATEČNĚ].

ODHLÁŠENÍ SE Z ODBĚRU:

Přejděte prosím do sekce svého účtu na webových stránkách ANTALIS a zrušte zaškrtnutí políčka, NEBO
Klikněte na odkaz „odhlásit se z odběru“, který je uveden na konci každého e-mailu zaslaného společností ANTALIS nebo jejím jménem, NEBO
Zašlete e-mail globálnímu pověřenci pro ochranu osobních údajů společnosti ANTALIS na adresu gdpr.cz@antalis.com

Co když je vám méně než 16 let?

Pokud jste mladší 16 let nebo nezletilý dle práva ve vaší zemi, před poskytnutím svých osobních údajů naší společnosti si zajistěte souhlas svých rodičů / zákonného zástupce. Nezletilým osobám a osobám mladším 16 let není dovoleno poskytovat nám své osobní údaje bez tohoto souhlasu.

Právo podat stížnost

Pokud vás naše reakce neuspokojí nebo pokud se domníváte, že nezpracováváme vaše osobní údaje v souladu se zákonem, můžete podat stížnost u příslušného orgánu pro dohled nad ochranou údajů ve vaší zemi.

Změny tohoto prohlášení

Toto Oznámení o ochraně soukromí bylo aktualizováno v lednu 2024. Oznámení můžeme kdykoliv změnit nebo upravit podle potřeby tak, aby vyhovovalo všem příslušným zákonům na ochranu údajů. Proto vám doporučujeme, abyste se k němu pravidelně vraceli. Všechny změny v tomto Oznámení o ochraně soukromí budou platit od data jejich zveřejnění na našich webových stránkách.

Dotazy

Budete-li mít dotaz týkající se tohoto Oznámení o ochraně soukromí, kontaktujte prosím Globálního pověřence pro ochranu osobních údajů zasláním žádosti na následující vyhrazenou e-mailovou adresu gdpr.cz@antalis.com.